I 4 Pilastri della Cultura Collaborativa

Sicurezza, Velocità, Chiarezza e Impegno.

I 4 Pilastri della Cultura Collaborativa

Tutti i membri del tuo team condividono idee regolarmente? Offrono feedback o fanno domande? Possono essere vulnerabili? Possono sfidare apertamente persino la missione**?**

Ci sono 4 pilastri essenziali per una Cultura della Collaborazione:

• Sicurezza.
• Velocità.
• Chiarezza.
• Impegno.

I primi due si influenzano a vicenda in modo sostanziale: Sicurezza e Velocità. I successivi 2 pilastri garantiranno che il tuo processo dimostri valore nel breve e lungo termine.

I 4 Pilastri

• Sicurezza: È sicuro fallire? La sperimentazione viene celebrata?
  • Un “fallimento” è sempre un’opportunità per imparare e migliorare.
  • Si discute e si accoglie quando la situazione o le opinioni cambiano?
  • La leadership dovrebbe evidenziare gli apprendimenti dalle proposte “respinte”. Anche se nessuna proposta ha “vinto”.
  • Mostrare quando è appropriata un’analisi delle cause profonde? (Non era allineata agli OKR? La leadership potrebbe chiarire o restringere gli obiettivi?)
• Velocità: Quanto tempo dovrebbe richiedere la stesura?
  • Regola pratica: idealmente 1-20 minuti; al massimo 2 ore.
  • La velocità qui riguarda l’efficienza. Rispetta SIA il tuo tempo che quello dei tuoi colleghi.
• Chiarezza: Produci decisioni chiare e azionabili? Il valore è chiaro a tutti i partecipanti? Considera il valore per i team esterni che ricevono notifiche anticipate, evitando sforzi sprecati su codice a cui legale e compliance potrebbero opporsi.
• Impegno: Riesci a trovare le decisioni prese 2 settimane fa? 3 sprint fa? In caso contrario, non avrà senso dedicare molto tempo.

I team dovrebbero definire le proprie norme e aspettative

Suggerimento: Discutete e determinate il modo migliore di lavorare come team. Regolatevi quando necessario.

Documentate le vostre scoperte nel modo più succinto possibile, ad esempio:

• Screenshot introduttivi preferiti per tutto ciò che riguarda l’interfaccia utente.
• Riepilogo testuale di 1 riga preferito. (Usare 1 paragrafo per BizDev o Nuove Funzionalità.)
• Schermate simulate nelle soluzioni proposte, prima della scadenza della decisione finale.
• Fare raccomandazioni specifiche per le etichette: (es. Urgente, [Nome-Team], Necessaria Approvazione C-Level, Hackathon, Relativo a Spike.)

Considerazioni per il Tuo Team

Prenditi del tempo per riflettere su questo processo, dimostra al tuo team che valorizzi un ambiente in cui le loro idee vengono ascoltate.

Concentrati su queste aree:

• Stabilisci Aspettative Chiare e Minimali. Di solito questo è definito per ruolo/divisione (es. finanza, sicurezza, risposta agli incidenti, ingegneria, dirigenza.)
  • Nessuna bozza è troppo grezza per essere condivisa. (Usa etichette chiare per indicarlo.)
  • Ci si aspetta ortografia e grammatica corrette? (Per le proposte executive, sì. Ma gli incidenti di sicurezza potrebbero de-prioritizzare la grammatica.)
  • Sono preferiti schizzi o diagrammi? (I diagrammi di flusso potrebbero essere richiesti per le modifiche di rete. Le proiezioni di vendita potrebbero essere la norma in quel team.)
  • Ci si aspetta che l’autore proponga una soluzione al problema? (O una soluzione “fantoccio” provvisoria?)
• Fornisci Multiple Proposte di Esempio
  • Crea brevi esempi in ciascuna modalità.
  • Usa decisioni in sospeso per coinvolgere i compagni di team.
• A seconda della natura del tuo gruppo, valuta un Codice di Condotta
  • Importante se includi terze parti, non dipendenti, comunità Open Source, ecc.
• Empatia
  • Le persone sono spesso ansiose nel condividere idee. È umano, persino le rockstar si innervosiscono prima di esibirsi.
  • Accomoda le preferenze e le esigenze comunicative di chi fa parte del tuo team.
  • Parlane con il tuo gruppo (o individualmente) regolarmente. Spesso una rapida sessione di pairing o brainstorming può aiutare a sbloccare e ri-energizzare.

Suggerimento: Abitua a condividere la proposta non appena è stato scritto il titolo.

Va bene se resta in bozza per un po’.

Quando una proposta è pronta per avanzare, coinvolgi gli stakeholder, discuti e vai avanti.

Man mano che le proposte si sviluppano, un backlog di idee in bozza diventa una fonte di opportunità.

Le idee fresche vengono celebrate? Celebri le proposte “fuori dagli schemi”? Questo influenzerà il valore e il volume delle idee.

Sii intenzionale nel modellare ciò che vuoi vedere.

Ambito e Aspettative

Ogni volta che possibile, rispondere a una proposta dovrebbe idealmente essere un processo di pochi clic.

Decidi se hai bisogno di un’analisi approfondita con note esaustive, o di un rapido commento di 1 riga, o persino di un voto con emoji.

Le aspettative dovrebbero essere chiare. Cercare di descrivere il livello di qualità etichettando i documenti con “LAVORO IN CORSO” o “Richiesti Commenti di Fattibilità” di solito non energizza chi commenta. I team beneficiano nel sapere che tipo di deliverable ci si aspetta.

Il rifiuto (o la percezione del fallimento) non dovrebbe mai diventare un disincentivo. Una “cultura dell’errore” è fondamentale qui: Abbraccia il fallire più velocemente e più spesso! Valorizza un ciclo di feedback economico e tempestivo!

Ogni team avrà norme e priorità diverse. Cerca di riflettere e migliorare l’approccio del tuo team come parte delle retrospettive.

Misurare il Successo

Considera come nascono ed evolvono le idee nella tua organizzazione:

• Che percentuale dei tuoi dipendenti/team condivide idee?
• Qual è il tempo medio prima del primo suggerimento di un dipendente? Giorni? Mesi? Anni?!?!?
• Tutti i membri del tuo team condividono regolarmente idee?
• Le persone si sentono sicure? Possono essere vulnerabili? Possono persino mettere in discussione la missione?