4 עמודי התווך של תרבות שיתופית

בטיחות, מהירות, בהירות ומחויבות.

ארבעת עמודי התווך של תרבות שיתופית

האם כולם בצוות שלך משתפים רעיונות באופן קבוע? מתנדבים למשוב או לשאול שאלות? האם הם יכולים להיות פגיעים? לאתגר בבטחה אפילו את המשימה**?**

ישנם 4 עמודי תווך חיוניים לתרבות של שיתוף פעולה:

• בטיחות.
• מהירות.
• בהירות.
• מחויבות.

שני הראשונים משפיעים זה על זה באופן משמעותי: בטיחות ומהירות. שני העמודים הבאים יבטיחו שהתהליך שלך מפגין ערך בטווח הקצר והארוך.

ארבעת העמודים

• בטיחות: האם בטוח להיכשל? האם ניסויים נחגגים?
  • ‘כישלון’ הוא תמיד הזדמנות ללמוד ולהשתפר.
  • האם דנים ומאמצים כאשר המצב ו/או הדעה משתנים?
  • ההנהלה צריכה להדגיש למידות מהצעות ‘שנדחו’. גם אם אף הצעה לא ‘ניצחה’
  • להראות היכן ניתוח שורשי מתאים? (האם זה לא התיישר עם OKRs? האם ההנהלה יכולה להבהיר או לצמצם מטרות?)
• מהירות: כמה זמן צריך לקחת ניסוח?
  • כלל אצבע: אידיאלית 1-20 דקות; אולי מקסימום של שעתיים.
  • מהירות כאן היא על יעילות. זה מכבד את הזמן שלך ושל הקולגות שלך גם יחד.
• בהירות: האם אתה מייצר החלטות ברורות וניתנות לפעולה? האם הערך ברור לכל המעורבים? שקול ערך לצוותים חיצוניים שמקבלים הודעה מוקדמת יותר, הימנעות ממאמץ מבוזבז על קוד שאנשי המשפט והציות עשויים להתנגד לו.
• מחויבות: האם אתה יכול למצוא את ההחלטות שקיבלת לפני שבועיים? לפני 3 ספרינטים? אם לא, לא יהיה הגיוני להשקיע הרבה זמן

צוותים צריכים להגדיר את הנורמות והציפיות שלהם

טיפ: דונו וקבעו את הדרך הטובה ביותר לעבוד כצוות. התאימו לפי הצורך.

תעדו את הממצאים שלכם בצורה תמציתית ככל האפשר, לדוגמה:

• צילומי מסך במבוא מועדפים לכל דבר שקשור לממשק משתמש.
• סיכום טקסט בשורה אחת מועדף. (השתמש בפסקה אחת עבור BizDev או תכונות חדשות.)
• מסכים מדומים בפתרונות מוצעים, לפני מועד ההחלטה הסופית.
• המלצות ספציפיות לתוויות: (למשל Urgent, [Team-Name], Needs C-Level Approval, Hackathon, Spike related).

שיקולים לצוות שלך

קחו זמן לחשוב על התהליך הזה, הראו לצוות שלכם שאתם מעריכים סביבה שבה הרעיונות שלהם נשמעים.

התמקדו בתחומים הבאים:

• הגדר ציפיות ברורות ומינימליות. בדרך כלל זה מוגדר לפי תפקיד/מחלקה (למשל כספים, אבטחה, תגובה לאירועים, הנדסה, הנהלה.)
  • שום טיוטה אינה גסה מדי לשיתוף. (השתמש בתוויות ברורות לציון כך.)
  • האם צפויים איות ודקדוק תקינים? (בהצעות להנהלה, בוודאי. אבל אירועי אבטחה עלולים להוריד עדיפות לדקדוק.)
  • האם סקיצות או דיאגרמות מועדפות? (תרשימי זרימה עשויים להידרש לשינויים ברשת. תחזיות מכירות עשויות להיות הנורמה בצוות הזה.)
  • האם מצפים מהכותב להציע פתרון לבעיה? (או פתרון “קש” זמני?)
• ספק מספר הצעות לדוגמה
  • צור דוגמאות קצרות בכל מצב.
  • השתמש בהחלטות תלויות כדי למשוך חברי צוות.
• בהתאם לאופי הקבוצה שלך, שקול קוד התנהגות
  • חשוב אם אתה כולל צדדים שלישיים, לא-עובדים, קהילת קוד פתוח וכו’.
• אמפתיה
  • אנשים לעתים קרובות חרדים לשתף רעיונות. זה אנושי, אפילו כוכבי רוק מתרגשים להופיע.
  • התאם להעדפות ולצורכי התקשורת של האנשים בצוות שלך.
  • דבר על זה עם הקבוצה שלך (או באופן אישי) באופן קבוע. לעתים קרובות סשן זיווג מהיר או סיעור מוחות יכולים לעזור לשחרר חסימות ולהמריץ מחדש.

טיפ: עשה הרגל לשתף את ההצעה ברגע שנכתבה כותרת.

זה בסדר אם היא ב-draft לזמן מה.

כשהצעה מוכנה להתקדם, הבא את בעלי העניין, דנו והזיזו דברים קדימה.

כשהצעות מתפתחות, מאגר של רעיונות בטיוטה הופך למזרקה של הזדמנויות.

האם רעיונות טריים נחגגים? האם אתם חוגגים הצעות “מחוץ לקופסה”? זה ישפיע על הערך והנפח של הרעיונות.

היה מכוון במודלינג של מה שאתה רוצה לראות.

היקף וציפיות

במידת האפשר, תגובה להצעה צריכה להיות תהליך של כמה קליקים.

החליטו אם אתם זקוקים לניתוח ארוך עם הערות ממצות, או תגובה מהירה בשורה אחת, או אפילו הצבעה באימוג’י.

הציפיות צריכות להיות ברורות. ניסיון לתאר את רמת האיכות על ידי תיוג מסמכים בתוויות כמו “WORK IN PROGRESS” או “Feasibility Comments Requested” בדרך כלל לא מעורר את המגיבים. צוותים מרוויחים מכך שהם יודעים איזה סוג של תוצר מצופה.

דחייה (או תפיסת כישלון) לעולם לא צריכה להפוך לתמריץ שלילי. ‘תרבות של טעויות’ היא קריטית כאן: אמצו כישלון מהיר יותר/לעתים קרובות יותר! העריכו לולאת משוב זולה ומוקדמת!

לכל צוות יהיו נורמות ועדיפויות שונות כאן. נסו לשקף ולשפר את הגישה של הצוות שלכם כחלק מרטרוספקטיבות.

מדידת הצלחה

שקלו כיצד רעיונות נוצרים ומתפתחים בארגון שלכם:

• איזה אחוז מהעובדים/הצוות שלכם משתפים רעיונות?
• מהו הזמן הממוצע עד להצעה הראשונה של עובד? ימים? חודשים? שנים?!?!?
• האם כולם בצוות שלכם משתפים רעיונות באופן קבוע?
• האם אנשים מרגישים בטוחים? האם הם יכולים להיות פגיעים? אפילו להטיל ספק במשימה?